Açık Ofiste Hayatta Kalmanın Yolları

Avrupa’yı Amerika’yı bilmem ama açık ofislerin Türk kültürüne uygun olduğunu hiç mi hiç düşünmüyorum.  Bazıları işi gücü bırakıp kim sevgilisiyle tartışmış, kim akşam yemeği mi yakmış, kimin maaşına haciz konmuş, kimin kaynanası dırdırcı, kim Trendyol’ dan ne almış bunlarla ilgileniyor. Kimisi de ofis babasının çiftliğiymiş gibi hareket ederek, arkadaşının 10 dakikada yapabileceği işi 3 saatte yapmasını sağlıyor.

Açık ofisler, takım çalışması yapması gereken departmanların fikir alışverişi yapabilmelerine olanak sağlıyor. Ancak birbirinden bağımsız işler yapan insanların aynı ofiste balık istifi yapılması da onların yaratıcılığını, verimliliğini öldürüyor.

Açık ofiste çalışanlar çalışma arkadaşlarına saygı duyarsa herhangi bir sorun olmaz. Ama ne yazık ki herkes bu kadar düşünceli olamayabiliyor. İşte bu yüzden açık ofislerde uyulması gereken kurallar yazılı olursa herkes bu kurallara uymak zorunda kalır, böylece çalışanların birbirini rahatsız etmesinin önüne geçilir.

Açık Ofiste Uyulması Gereken Kurallar

Ofisi paylaştığınız çalışma arkadaşlarınıza saygılı olun.

Özel eşyalarınızı kirli bir şekilde masanızda bırakmayın.

Başkalarını rahatsız etmeyecek seviyede, kulaklıkla müzik dinleyin.

Özel telefon konuşmalarınızı ofiste yapmamaya özen gösterin.

Hastayken özellikle gripken işe gitmeyin.

Sakız çiğnemeyin.

Klimayı / camı açarken arkadaşlarınızın da fikrini alın.

İş arkadaşlarınıza sorular sorarak çalışmalarını sürekli bölmeyin. Gerektiğinde e- mail gönderin.

Yöneticiniz hakkında atıp tutmayın.

Masanızı düzenli tutun.

Ağır kokulu parfüm sıkmayın.

Telefonunuzun çok sesli çalmamasına dikkat edin.

Sucuk ekmek gibi başkalarını rahatsız edecek kokulu yiyecekleri masanızda yemeyin.

Toplantıları çalışma masanızda düzenlemeyin. Toplantı odasını kullanın.

Mutsuzluk Virüsü

Bugünkü yazıma ilham veren arkadaş eminim herkesin ofisinde vardır. Bu arkadaşa Jack ismini verelim ve hikâyemize devam edelim.

Jack arkadaşımız çok mutsuzdur. Aslında kendisi sevgi doludur (!) ama onu bu hale işi getirmiştir. Jack işinden şikâyetçidir, yöneticisinden şikayetçidir, çalışma arkadaşlarından şikayetçidir, yemekten şikayetçidir, eşinden şikayetçidir, kaynanasından şikayetçidir, şikayetçidir de şikayetçidir… Uçan kuştan, her şeyden ve herkesten şikayetçidir Jack.

Jack’e sorarsanız onu değiştiren, mutsuz eden, hayallerini yıkan işiydi, yöneticisiydi, çalışma arkadaşlarıydı…  Oysaki işe yeni başladığında çok umutlu ve mutluydu. Zaman geçtikte tüm iş yükü Jack’e yüklendi çünkü onun hiç sesi çıkmıyordu. Onunla aynı işi yapan arkadaşları ondan daha fazla maaş alıyorlardı. Oysaki koskoca şirketin tüm yükü Jack’ın üzerindeydi. Diğer departmanlarda çalışanlar yatıyorlar, işlerini yapmıyorlar sadece ama sadece Jack çalışıyordu.

Sabah işe geldiniz, kahvenizi yudumladınız, büyük bir motivasyonla çalışmaya başladınız. Sizin mutlu olduğunuzu gören Jack hemen yanınıza gelir ve her şeyden ve herkesten şikâyet etmeye başlar. İşe yeni başladıysanız sonunuzun Jack gibi olmasından korkarsınız, “ Allahım nerden düştüm buraya. “ diye düşünmeye başlarsınız, insanlar hakkında ön yargılı olursunuz. Enerjiniz düşer, motivasyonunuz azalır. Farkında olmadan bir bakmışsınız siz de bir Jack olmuşsunuz.

Jack’in istediği de tam olarak budur: Diğer çalışanları da kendisi gibi mutsuz etmek. Çünkü kendisi mutlu olmadığı için başkalarının mutlu olmasına tahammülü yoktur. Mesela Jack’in yöneticisiyle arası iyi değildir bu yüzden diğer çalışanların da yöneticisiyle iletişiminin iyi olmasını istemez. Yöneticisinin arkasından atıp tutar, zamanında kendisine yaptığı mobbingden bahsederek çalışma arkadaşlarının da kendisi gibi düşünmesini mutsuz olmasını ister.

Ben Jack ve türlerinden uzak durmaya çalışıyorum. Sizde öyle yapın, severek yaptığınız işe olan inancınızı, hevesinizi hiç yitirmeyin. Jack’ların sizi mutsuz etmesine, motivasyonunuzu düşürmesine izin vermeyin ve “ Madem bu kadar mutsuzsun, hakkın yeniyor o zaman İ S T İ F A etsene! “ demekten çekinmeyin.

Yazıma ilham veren eski bir arkadaşımı buradan selamlıyor, kendisinin de artık mutlu olmayı denemesini ve mutsuzluk virüsünü başkalarına bulaştırmamasını diliyorum J

Yeni Başlayanlar İçin Yöneticiyle İletişimi Güçlendirecek 18 Tüyo

 

Nasıl yardımcı olabilirim?

Bu, tüm yöneticilerin en çok duymak istediği cümledir. Böyle sorarak takımın bir parçası olduğunuzu, yardımcı olmak istediğinizi gösterirsiniz.

Problem değil.

Yöneticiniz sizden bir şey yapmanızı istediğinde hiç tereddüt etmeyin. Pozitif olun ve işi seve seve kabul edin.

Daha fazlasını öğrenmeyi isterim.

Böyle söyleyerek; yaptığınız işte uzmanlaşmak istediğinizi ve öğrenmeye hevesli olduğunuzu gösterirsiniz.

Nasıl geliştirebilirim?

Bu cümle özellikle performans görüşmelerinde kullanılmalıdır. Sizin yapıcı ve gelişime açık olduğunuzu gösterir.

Bu konuyla ben ilgilenirim.

Bu, gönüllüğünüzü ve liderlik özelliklerinizi gösterir.

Gününüz nasıl geçti?

Yöneticinizin de insan olduğunu unutmayın. Onun da sizin gibi iyi ve kötü günleri olabilir.

Yöneticinizin sizin özel hayatınızı, ailenizi önemsemesini istediğiniz gibi siz de onunla ilgilenin. Sadece iş konuşmayın.

Teşekkür ederim.

İyi bir yönetici, çalışanları işinde başarılı olduğunda onlara teşekkür eder. Peki, kim yöneticisine teşekkür ediyor?

İşimi seviyorum.

İşinizle ilgili her şeyi sevmeseniz bile yöneticinize bahsedebileceğiniz güzel şeyler de vardır.

İşini seven, istekli bir çalışanı hangi yönetici sevmez ki?

Problemi X yoluyla çözebiliriz.

Yöneticiler sorun yaratıcı değil, problem çözücü çalışanları severler. Yöneticinize; “ Böyle bir problemimiz var. Bu problemi X,Y ve Z yolları ile çözebiliriz. Ben X yolu ile çözebileceğimizi düşünüyorum. Çünkü……………………………

Böyle yaparak yaratıcılığınızı göstermiş olursunuz. Yöneticiniz sizin önerdiğiniz çözümleri kullanmasa bile göstermiş olduğunuz çabadan etkilenecektir.

Bunun yapılmasını uygun gördüğüm için yaptım.

Bu cümle herkesin kulağına küpe olmalı. Yöneticiler verdikleri işi kendi başına yapabilen çalışanları takdir ederler.
Tamamladığınız iş sizin asıl işiniz olmadığı halde yaptıysanız yıldızları aldınız demektir.

Bir fikrim var.

İyi bir yönetici yeni düşüncelere açıktır. Fikirlerinizi, önerilerinizi yöneticinizle paylaşmaktan çekinmeyin.

Tatil planı yapmadan önce sizin fikrinizi almak istiyorum.

Otel rezervasyonunuzu yaptınız, uçak biletlerinizi aldınız. Tüm tatil hazırlıklarınızı yaptıktan sonra yöneticinize haftaya tatile gideceğinizi söylüyorsunuz. Bütün yöneticiler bundan nefret eder.

Tatil planınızı yapmadan önce iş yoğunluğunuzu ve uygun zamanı yöneticinizle paylaşmanız ve onun da fikrini almanız daha uygun olacaktır.

Bu işi olmuş bilin.

Yöneticiniz size bir iş verdiğinde gözü arkada kalmıyorsa aranılan çalışan olmanıza az kalmış demektir.

Sizin konuşmanızdan anladığım kadarıyla……………

Duyduğunuzu tekrar etmek aktif bir dinleme tekniğidir.  Size ilk başta garip gelebilir ancak bu sizin yöneticinizi dinlediğinizi ve konuyu anladığınızı gösterir.

Kabul ediyorum bu konuda hata yaptım. Fakat gelecek sefer daha dikkatli olacağım.

Yöneticiler, yalan söylemeyip hatasını kabul eden çalışanları her zaman takdir ederler.

…………. konusunda tavsiyenize ihtiyacım var.

Yöneticiler alanında uzman olarak görülmekten, takdir edilmekten hoşlanırlar. Bu yüzden çalışanlarına kariyerleriyle, mesleki ve kişisel gelişimleriyle ilgili tavsiye vermeyi isterler.

Zaman zaman yöneticinizden tavsiyeler isteyerek kendisini daha değerli hissetmesini sağlayın.

Size katılıyorum.

Herkes düşüncelerinin onaylanmasından hoşlanır, bu kişi yöneticiniz olsa bile.

X Bey sizin görüşünüze de katılıyorum ancak benim de sizinle paylaşmak istediğim şöyle bir düşüncem var.

Yöneticinizin herhangi bir konuyla ilgili hata yaptığını düşündüğünüzde bunu başkalarının yanında paylaşmayın. Yalnız kaldığınızda konuyla ilgili görüşünüzü dile getirin, böylesi daha doğru olacaktır.

Kaynakça: Marr, Bernard, 20 Things Your Boss Will Love To Hear and Why, 2015

Mutluluk Fabrikası

Bir varmış bir yokmuş, mutluluk fabrikası diye çalışanlarının çok ama çok mutlu olduğu bir fabrika varmış. Fabrikanın sahibi Bay Mutlu için çalışanlarının mutluluğu çok önemliymiş. Bay Mutlu çalışanlar mutlu olursa; performansın artacağını, verimliliğin en üst düzeyde olacağını, kuruma bağlılığın ve müşteri memnuniyetinin artacağını çok iyi biliyormuş. Bu yüzden çalışanlarıyla birlikte vakit geçirerek onları neyin mutlu edeceğini öğrenmiş ve çalışanlarını mutlu edecek pek çok uygulama geliştirmiş. Orada çalışan herkes çok mutluymuş. Onlar mutlu olduğu için Bay Mutlu da, müşteriler de, çalışanların aileleri de mutluymuş.

Her şey çok güzel giderken Bay Mutlu aniden rahatsızlanmış ve yerine Amerika’da okuyan oğlu Bay Ekonomi geçmiş. Bay Ekonomi için en önemli şey paraymış. Ona göre babasının çalışanlar için yaptığı bütün uygulamalar gereksiz, boşa zaman ve para kaybıymış. Koltuğa oturur oturmaz çalışanları mutlu eden bütün uygulamaları kaldırmış ve sadece iş odaklı çalışmaya başlamış. Kendilerine değer verilmediğini düşünen çalışanlar mutsuz olmuş, iş kazaları ve işten ayrılmalar artmış, ürünlerin kalitesi düşmüş, müşteriler şikâyet etmeye başlamış. Bay Ekonomi çalışan mutluluğun ne kadar önemli olduğunu anlamış ama artık her şey için çok geçmiş. Babasının büyük bir emekle kurduğu mutluluk fabrikasını kapatmak zorunda kalmış.

Bay Mutlu’dan İlham Alacağınız 30 Motivasyonel Uygulama

1. Çalışanlarınızla vakit geçirerek onları nelerin mutlu edeceğini öğrenin. Onları motive edecek uygulamaları hayata geçirin.
2. Çalışanlarınızın görev tanımlarını netleştirin. Kişi kendisinden neler beklendiğini bilirse işini yapması daha da kolaylaşır.
3. Çalışanlarınızın terfilerini, emekliliklerini, doğum günlerini küçük bir pastayla kutlayın.
4. Temalı ofis günleri yapın. Mesela bu pazartesi çikolata günü olsun. Çalışanlarınızı çikolatayla şımartın.
5. Tutamayacağınız sözler vermeyin. Kaybettiğiniz güveni daha sonra kazanmanız zor olacaktır.
6. Onlara sorumluluklar verin.
7. Güzel havalarda çalışanlarınıza günün tadını çıkarabilmeleri için izin verin. Ya da karlı bir günde çalışanların işe gelmelerinin sıkıntılı olacağını hissettiğinizde o günü tatil edin.
8. Çalışanlarınızı dinleyin, Onların düşüncelerine değer verdiğinizi hissettirin.
9. İşlerini daha iyi yapmalarını sağlayacak yazılım, program,  yeni bir fotokopi makinesi gibi araçları sağlayın Bu onları daha yaratıcı kılacak ve mutlu edecektir.
10. Çalışanlarınızın yardım kuruluşlarında gönüllü çalışmalarını destekleyin. Gerektiğinde onlara ücretli izinler verin.
11. Çalışanlarınız mutsuzsa onları nelerin mutsuz ettiğini sorgulayın ve çözümler üretin.
12. Her fırsatta çalışanlarınıza teşekkür edin.
13. Yönetimin aldığı kararlardan çalışanlarınızı haberdar edin.
14. Çalışanlarınıza eşit davranmak için uğraşmayın, adil olun.
15. Çalışanlarınızın kariyer planlamalarını yapın.
16. Çalışanlarınızın mesleki ve kişisel gelişimlerine destek olun.
17. Çalışanlarınızın kişisel projelerini destekleyin.
18. Çalışanlarınızla sadece iş konuşmayın. Ailesiyle,  hafta sonu planlarıyla da ilgili olun.
19. İşe yeni başlayan çalışanlarınızın kurum kültürünü anlamaları ve işe alışmaları için budy / mentor atayın.
20. Çalışanlarınızın / takımınızın eğlenceli bir fotoğrafını herkesin görebileceği bir yere asın.
21. Çalışanlarınıza kurumun misyon ve değerlerini ara ara hatırlatın.
22. Çalışanlarınızın başarılarını kutlayın.
23. Düzenli aralıklarla çalışanlarınıza feedback verin.
24. Çalışanlarınıza saygı duyun.
25. Çalışanlarınızı güçlendirin. Onların lider olmasından korkmayın.
26. Heyecanlı, coşkulu bir ofis ortamı oluşturun.
27. Çalışanlarınızla birlikte sosyalleşin. Hafta sonları bowling, paintball gibi yarışmalar organize edin.
28. Uzun dönemli bir çalışan mutluluğu planlayın.
29. Çalışanlarınızı düşük ücretle çalıştırmayın.
30. Deneyin, bıkmadan tekrar deneyin.

Planlı Çalışmak

Artan rekabet koşullarında zaman  çok önemli. Hepimiz yapacak çok işimiz olduğundan ancak bunları yapmaya zamanımız olmadığından şikâyet ederiz.  

Planlı yaşamayı öğrenerek zamanınızı yönetebilirsiniz... Bu sayede hem organize olur hem de yapmayı unuttuğunuz bir iş kalmaz.

Mesainin ilk 10 dakikası

Sabah ofise geldiniz ve kendinize güzel bir kahve söylediniz. Kahvenizi yudumlarken 10 dakikanızı ayırarak yoğun iş gününüzü planlayabilirsiniz. Öncelikli işlerinizi belirleyin ve gün içerisinde yapmanız gereken işleri önem sırasına göre planlayın.

Bu sabah yapmam gereken en önemli iş ne?

Bugün için ajandama not aldığım ne var?

Gün içerisinde yapmam gereken telefon görüşmeleri var mı?

Bugün hangi toplantılara katılacağım?

Bugün tamamlamam gereken bir iş & proje var mı?

Mesainin son 10 dakikası

Gözünüz saatinizde. Çok yoruldunuz ve mesainin bitmesine az bir zaman kaldı. Mesainizin son 10 dakikasını gününüzü özetlemeye ayırırsanız, hem tamamladığınız işleri görüp rahatlarsınız hem de yarın için zaman kazanırsınız.

Teşekkür etmem gereken birileri var mı?

Gün içerisinde yaptığım en önemli iş neydi?

Yarın hangi toplantılara katılacağım?

Yarın yapmam gereken neler var?

Kaynakça: Robinson, Andy, How To Spend The First And Last 10 Minutes Of Your Workday, 2015

Kraliçe Arı Sendromu

Kraliçe arı; bal arısı kolonilerinde görülen; yetişkin, çiftleşmiş dişi arıdır.  Genellikle bir kolonide tek bir kraliçe bulunur ve kolonideki arıların çoğunun annesidir.

İş hayatı da arı kovanına benzer. Kraliçe arı olmak için savaşan pek çok kadın vardır.

Kraliçe Arı Sendromu; çalışma hayatında özellikle üst yönetimde çalışan kadınların, diğer kadınları ezerek, yok sayarak onları yönetme durumudur.

Kısacası kadın çalışanın diğer kadın çalışanlara yaptığı mobbinge “ Kraliçe Arı Sendromu “ denir.

İletişim, ekip çalışması, empati, çatışma ve değişim yönetimi gibi konularda kadınların daha başarılı olmaları nedeniyle iş hayatındaki kadın sayısı oldukça artmıştır. Özellikle son yıllarda üst düzey yönetici pozisyonunda kadın çalışanlara sıkça rastlamaktayız.

Ancak yapılan araştırmalara göre kadınlar, kadın yönetici yerine erkek yöneticiyi tercih ediyor ve yükseldikçe etrafında diğer kadın çalışanları istemiyor. Kraliçe arılar oyunun kurallarını kendileri belirlemek istiyor.

Kraliçe arılar iş hayatında var olmak için erkek gibi davranmak zorunda olduklarını düşünürler. Kendilerini kabul ettirmek için erkek davranışlarını örnek alarak erkek gibi hareket etmeye başlarlar. Bu davranışları da kadın çalışanlara karşı kullanırlar.

Kraliçe arı, diğer kadınların rekabet etmesini engellemeye çalışır.

Kendisine bağlı çalışan kadınların yükselmesini desteklemez.

Kendisini diğer kadınlardan koruma düşüncesiyle diğer kadınları uzaklaştırmak ister.

İşleri değil diğer kadını kontrol etmek ister.

Kendini herkese ispat etme telaşındadır.

Kadınsal hırsları profesyonelliğin önüne geçer.

Korku yaratarak düzen sağlamak ister.

Aşırı denetimci olup gücü hep ellerinde tutmak ister.

Diğer kadın çalışanlara sen yoksun mesajı vererek onu yalnızlaştırmak ister.

Diğer kadını itibarsızlaştırmak için uğraşır. Onu istenmeyen kişi ilan eder.

Kadını mutsuz edecek davranışlarda bulunur.

Çalışanlara diğer kadının dedikodusunu yapar.

Diğer kadını gülünç duruma düşürmeye çalışır.

Diğer kadını zayıf duruma düşürerek performansını etkiler.

Kadının hata yapması için zemin hazırlar.

Ofisteki Düşmanınız

İş hayatı ormana benzer. Nasıl ormanlar ağaçlarla çevriliyse, sizin etrafınız da muhtemel düşmanlarla çevrilidir. Emin olun tahmin ettiğinizden daha fazla düşmanınız vardır.

Etrafınıza şöyle bir bakın. Aşağıdaki özelliklere uyan bir çalışma arkadaşınız varsa düşmanınızı buldunuz demektir.

Gülümseyen Katil

Düşmanlarınızdan en öldürücü olanıdır. Size sürekli iltifat eder. Ancak gülümsemesinin arkasında sizinle ilgili planladığı entrikaları vardır. Size karşı o kadar iyidir ki düşmanınız olduğunu bile anlayamazsınız. Onun sizin düşmanınız olduğunu anlamanız uzun zaman alacaktır. Bundan sonra biri size iltifat ettiğinde iki kere düşünün.

Dedikoducu

Zeki olmaya gerek yok. Başkalarının dedikodusunu yapan çalışma arkadaşınız sizin de dedikodunuzu yapacaktır. Böyle kişilere özel hayatınızla ilgili çok fazla bilgi vermemeye dikkat edin. Kendinizi dedikoducunun tuzağında bulduğunuzu düşünürseniz, sorusuna soruyla cevap verin.

Dost mu Düşman mı Belli Değil

Bu kişi dostunuz sandığınız düşmanınızdır. Etrafınızdaki çalışma arkadaşlarınızın çoğu bu kategoriye girer. Terfiinize sizinle birlikte sevinir ancak tek amacı daha sonra kullanmak üzere bilgi toplamaktır. Sizin stratejilerinizi, planlarınızı öğrenecek kadar size yakındır. Bu kişiler sadece kendilerini düşünürler ve amaçlarına ulaşmak için yapmayacakları şey yoktur.

Kraliçe ve Krallar

Kraliçe ve krallar olmasa şirketler batar. Koca şirkette onlardan çok çalışan yoktur. Onlara göre tüm çalışma arkadaşları hiç bir işten anlamaz,  internette sörf yapar. Sadece kraliçe ve krallar çalışır. Yapacak bir iş olmazsa bile her zaman yoğunluktan şikâyet ederler. Ne zaman ‘’Nasılsın?’’ diye sorsanız, yığınla birikmiş işinden, tüm departmanın yükünü kendi üstlendiğinden yakınır. Aslında gerçek hiç de öyle değildir. Kovulmaktan en çok korkan çalışan tipidir. Bu tiplerden mümkün olduğunca uzaklaşın. Çünkü o kadar çok kendinden ve yaptığı işlerden bahseder ki, kendinizi şirket için çok değersiz hissedersiniz

Görünen Düşman Strateji İstemez

En iyi düşman türüdür. Çünkü kişinin sizden hoşlanmadığını bilirsiniz. Sizden hoşlanmadıklarını davranışlarıyla belli ederler ya da size söylerler. Onunla çalışırken rahat hissedersiniz, çünkü nerde duracağınızı bilirsiniz. Stratejik bir oyun oynamanıza gerek yoktur.

  

Kaynakça: Rose, Amanda, How to identify your enemies (in business ), 2015